Elaboracion de Manuales Descriptivos de Cargos

Para la realización en lo que respecta al proceso de concepción de los manuales  descriptivos de cargos los mismos se pueden diseñar bajo cuatro etapas, a través de las cuales se desea uniformar y sistematizar los criterios para la definición de su contenido:

                  

      A)    Objetivos primordiales de los Manuales Descriptivos de Cargos

Los Manuales Descriptivos de Cargos son herramientas de la administración de los sistemas de recursos humanos (reclutamiento, selección, adiestramiento, clasificación, remuneración, desarrollo de carrera, evaluación de desempeño y contratación colectiva), son en estos manuales donde se indican las distintas tareas, obligaciones, responsabilidades y requisitos exigidos que sirven para identificar y describir los diferentes cargos de la organización, los que son similares se agrupan bajo títulos comunes que van a servir de guía.

El sistema de clasificación de cargos tiene como base las tareas, responsabilidades, requerimientos académicos, técnicos y prácticos, condiciones organizacionales y ambientales, así como las características personales necesarias para el óptimo desempeño de los cargos que allí se describen.

      B)    Captación de la información documental y de campo:

Compilación y revisión de la documentación existente sobre las actividades y tareas realizadas por los trabajadores que se encuentren documentadas, a los fines de obtener información relativa a los deberes y responsabilidades de cada cargo, etc.

También, comprende la obtención de información  mediante la aplicación colectiva de cuestionarios estructurados a grupos de trabajadores y supervisores. Se recogerá información relacionada con las responsabilidades, actividades, tareas, supervisión de cada cargo, a través de formularios especialmente diseñados para este fin y/o a través de entrevistas personales. Para ello se elaborará dos cuestionarios o formularios diseñados para obtener información. La información obtenida, será verificada con los niveles jerárquicos superiores correspondientes; en caso de existir discrepancias posteriores, dudas o vacíos de información se solicitará a los mismos su aclaratoria.

C)    Análisis de la información.

Procesamiento y análisis de la información recabada: descripción de tareas, perfil del cargo, responsabilidades, requerimientos del cargo, características y condiciones de trabajo, etc. Asimismo, se verificará si en la organización ya existe y se ha implementado un código formal para la descripción de los cargos. Con fines de estandarización, se requiere que todos los niveles dentro de la estructura mantengan y utilicen la misma codificación de cargos.

En caso que no se haya empleado un código, se sugerirá una codificación general y específica para establecer las clases de cargo consideradas y poder de este modo formalizar dentro de la organización un lenguaje común en cuanto a la relación cargos–salarios se refiere. Existen muchas codificaciones consultadas, todas válidas;  sin embargo, es importante conocer si ya la organización mantiene, maneja alguna codificación específica para tratar de estandarizar su uso y normar su aplicación.

Es importante definir la estructura con la cual se elaboran los manuales, la cual debería ser lo suficientemente completa y amplia para que permita abarcar los aspectos primordiales, tanto de definición de tareas, responsabilidades y roles, como para el manejo confiable y seguro de información salarial. Los Manuales Descriptivos de Cargos, comúnmente se desarrollan de acuerdo a la siguiente estructura:

Ø  Denominación del cargo: Nombre del cargo. Es una palabra o frase breve, inteligible y oficial de una clase de cargo que indica de manera sintética la índole del trabajo incluido en ella

Ø  Código del cargo: Se realiza de manera interna en la organización o empresa

Ø  Propósito general: describe en forma breve la naturaleza del trabajo. Es la expresión de la esencia de las tareas de los cargos. Formula las diferencias en cuanto a los niveles de dificultad entre cargos.

Ø  Roles: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden desempeñar los ocupantes del cargo.

Ø  Tareas genéricas: detallan las obligaciones y responsabilidades que corresponden al cargo. Son aquellas típicas comunes al cargo en cualquier área de la organización donde esté localizado.

Ø  Tareas Especiales: están referidas a los niveles normativo y operativo, según estén relacionadas con políticas, normas y lineamientos, o con la razón de ser de la organización.

Ø  Factores: Elementos descriptivos del cargo, como: - Autonomía en las decisiones: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los procedimientos, métodos y procesos de trabajo; - Comunicación: frecuencia de contactos internos y externos que el cargo exige; - Confidencialidad: tipo de información (de uso restringido o no) que se maneja o trasmite en el cargo; - Supervisión requerida: forma de supervisión que recibe el ocupante del cargo; - Responsabilidad: grado en que los insumos generados por el cargo afectan los resultados alcanzados en la organización.

Ø  Requisitos exigidos: indican las especificaciones o perfil del ocupante del cargo (educación formal, experiencia previa, conocimientos, habilidades y destrezas). 

      D)    Montaje y definición de la codificación interna del Manual.

Desde el punto de vista logístico, contempla el vaciado de información proveniente de  los instrumentos de recolección de información ajustados para los cargos de línea y de los cargos de supervisión que corroborarán los datos descritos por el personal operativo o de línea. Estos instrumentos son diseñados de un modo sencillo, cuya simplicidad estará en función de la obtención rápida y fiel de la información clave que será evaluada y traducida a efectos del Manual Descriptivo de Cargos de la organización.